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如何掌握秘書工作中的溝通技巧
秘書工作中需要溝通的人群無非有三大類，一是領(lǐng)導(dǎo)，二是同事，三是群眾。下面是小編為大家?guī)淼娜绾握莆彰貢ぷ髦械臏贤记傻闹R，歡迎閱讀。
一、與領(lǐng)導(dǎo)的溝通技巧
曾經(jīng)說過：“山不走過來，我就走向山。”對于秘書來說，要想當(dāng)好參謀，就要學(xué)會走向領(lǐng)導(dǎo)。但是不同的領(lǐng)導(dǎo)有著不同的性格，在與他們的溝通當(dāng)中，當(dāng)然也要因人而異，特別要把握好以下幾點：
1、在與領(lǐng)導(dǎo)溝通時要認(rèn)清自己的位置
無論何時何地，秘書人員要切記自己是領(lǐng)導(dǎo)的助手，屬于份內(nèi)的事情要認(rèn)真做好，除此以外不能擅做主張。要維護(hù)好管理層內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，在向領(lǐng)導(dǎo)匯報、請示、反映問題時，不發(fā)表有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個人的議論，不當(dāng)傳話筒，不說不利于團(tuán)結(jié)的話。
2、與領(lǐng)導(dǎo)溝通時要學(xué)會未雨綢繆
領(lǐng)導(dǎo)每天需要面對和解決的事情很多，為了提高溝通的質(zhì)量，秘書人員要提前把溝通的目的以及表達(dá)的方式思考成熟，對領(lǐng)導(dǎo)的工作日程也要有個清晰的了解，還要對領(lǐng)導(dǎo)的心情做個大致的揣摩，這樣既能節(jié)省時間，也能使溝通更為有效。倘若在領(lǐng)導(dǎo)日程排得很滿、心情又很糟糕的時候去與之溝通，往往會事倍功半，不但達(dá)不到溝通的目的，反而會使領(lǐng)導(dǎo)對秘書人員產(chǎn)生反感。
3、針對不同性格的領(lǐng)導(dǎo)，采取不同的溝通方法
秘書平時在與領(lǐng)導(dǎo)的接觸中，要學(xué)會觀察，學(xué)會總結(jié)。針對不同性格的領(lǐng)導(dǎo)，找出適合與之溝通的方法。比如與冷靜型的領(lǐng)導(dǎo)相處時，秘書人員可能會覺得對方難以捉摸，這就需要秘書人員善于觀察，從領(lǐng)導(dǎo)日常的工作中去了解他的喜好。在與領(lǐng)導(dǎo)溝通的過程中，多聆聽他的意見和建議，切勿自作主張；凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，務(wù)必要做到萬無一失，對一些細(xì)微之處做到一絲不茍。這樣相處一段時間后，就會取得冷靜型領(lǐng)導(dǎo)的信任。雷厲風(fēng)行、有魄力的領(lǐng)導(dǎo)通常性格爽快，很欣賞有才能的人。因此在與他相處時，可以大膽地提出自己的想法和建議，恰到好處地施展自己各方面的才能。由于這類領(lǐng)導(dǎo)相當(dāng)有魄力，所以只要你的建議可行，他都會支持你。在和這類領(lǐng)導(dǎo)相處時，除了要扎實穩(wěn)妥地辦事之外，還要注意在領(lǐng)導(dǎo)面前把握好一個表現(xiàn)的“度”，盡管他愛才惜才，但是如果表現(xiàn)過頭，會讓這類領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為你是在故意賣弄，反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領(lǐng)導(dǎo)性格各異，但是只要秘書人員在工作中兢兢業(yè)業(yè)、多思考、勤學(xué)習(xí)，加上巧妙使用溝通的技巧，那么我們就能從容面對。當(dāng)然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質(zhì)有問題的領(lǐng)導(dǎo)，最好的辦法就是選擇離開，因為和這種類型的領(lǐng)導(dǎo)相處，不僅會感到溝通是件異常困難的事情，而且工作上也會帶來很多意想不到的麻煩。
二、與同事的溝通技巧
在一個單位里面，秘書除了要面對領(lǐng)導(dǎo)，更多的時候是要面對各位同事。為了使各項工作順利開展，秘書人員在與同事相處時要把握好以下幾點：
1、尊重他人，隨和待人
每個人都渴望得到別人的尊重，尊重別人也就等于尊重自己。所以，在與同事的接觸中，秘書人員要牢記：不該問的話堅決不問，不該開的玩笑堅決不開，不在任何同事面前說三道四。對每一位同事都平等相待，千萬不要因為對某個人有意見或看不慣，就不屑于與其說話，這樣很不利于團(tuán)結(jié)。有時簡單的一聲問候就能營造和諧的氛圍，使工作順利開展。
2、講究誠信，寬容待人
誠信是人與人之間溝通的基礎(chǔ)。秘書人員在與同事相處時，要樹立“誠信第一”的觀念，答應(yīng)別人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某種原因沒有做到，也要誠懇地向?qū)Ψ秸f明，取得對方的諒解。對于同事的一些小缺點和小毛病，不能挖苦諷刺；對于聽到的一些關(guān)于議論自己的言論，也用不著去追根問底，要以一顆平常心對待，有則改之，無則加勉。當(dāng)然在工作中我們難免會和同事有一些磕磕絆絆，這時，要學(xué)會主動找同事和解，只要真誠地向?qū)Ψ浇忉屒宄嘈乓欢〞A得對方的理解�？傊�，寬容是一種美德，它會讓周圍的人更加尊重你。
3、做老實人、說老實話、辦老實事
很多人認(rèn)為秘書是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，不好接近。作為秘書想要消除同事的這種誤會，就必須在和同事的相處中，堅持實事求是的原則，有多大能力辦多大的事情，不要高高在上，更不要到處炫耀自己的成績，要保持謙虛謹(jǐn)慎、踏踏實實的工作作風(fēng)。
4、關(guān)心他人，有良好的協(xié)作精神
要想和同事很好的溝通，就要善于在“情”字上下功夫，無論是在工作中，還是在生活上，要學(xué)會和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請教時，要耐心地解答，做到知無不言，言無不盡；同事在生活中遇到了難處時，要在精神上或者物質(zhì)上及時給予幫助，使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進(jìn)行時，要學(xué)會主動承擔(dān)責(zé)任，不斤斤計較。這樣，會讓同事認(rèn)為你是一個很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作的效率也會提高很多。
三、與群眾的溝通技巧
辦公室是一個職能部門，經(jīng)常要接觸來訪或辦事的群眾，秘書與他們溝通時要把握好以下兩個原則：
1、注重禮儀，微笑服務(wù)，態(tài)度積極
由于辦公室代表著一個單位的形象，所以秘書人員一定要注意自己的自身形象，包括穿著打扮、說話的語氣和用詞。無論來訪者是何種身份，秘書人員都要笑臉相迎，給來者留下美好的第一印象。要主動詢問來訪者的來由和目的，盡可能地幫他們提供相關(guān)的服務(wù)。在接聽電話時，要主動問候來電者，并詢問他所要找的人或所要辦的事，語氣要平緩，不能生硬。必要時要準(zhǔn)確記錄來電者的重要信息，并及時幫他轉(zhuǎn)達(dá)或辦理。
2、耐心地傾聽，積極地協(xié)調(diào)
辦公室常常會遇到一些帶有負(fù)面情緒的來訪者，這時秘書人員首先要做一個忠實的聽眾，允許他們把心里話發(fā)泄出來，從中找出問題的癥結(jié)所在。可以辦理的，要與有關(guān)部門積極地協(xié)商，及時給予解決；因種種原因不能辦理或無法解決的除了穩(wěn)定來訪者的情緒外，還要動之以情，曉之以理，耐心地向他們解釋清楚，盡可能地使他們滿意而歸。對于那些不講道理、故意刁難的來訪者，最好的辦法是使用緩兵之計，委婉地勸說來者先回去，了解情況后再說。
總之，秘書的工作比較繁雜，要想當(dāng)好秘書這個角色，就要學(xué)會處理方方面面的關(guān)系，也就是說要學(xué)會溝通。有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快，在開展各項工作時，更加游刃有余，還會使一個單位的整體形象在無形中得到進(jìn)一步的提高。
掌握秘書工作中溝通技巧的方法：
一、傾聽技巧
全神貫注
在與他人溝通時，要給予對方充分的關(guān)注，放下手中的其他事務(wù)，集中精力傾聽對方的話語。用眼神交流、點頭等方式表示你在認(rèn)真傾聽。
理解意圖
不僅要聽對方說了什么，還要理解其背后的意圖和情感。注意對方的語氣、表情和肢體語言，這些都可以幫助你更好地理解對方的意思。
不打斷對方
避免在對方說話時打斷他們，讓他們完整地表達(dá)自己的觀點和想法。即使你有不同的意見，也可以等對方說完后再進(jìn)行表達(dá)。
二、表達(dá)技巧
清晰明了
在表達(dá)自己的觀點和意見時，要使用簡潔、清晰的語言，避免使用模糊、含糊不清的詞匯。確保你的話語能夠準(zhǔn)確傳達(dá)你的意思。
注意語氣
語氣在溝通中起著重要的作用。要使用恰當(dāng)?shù)恼Z氣，避免過于強(qiáng)硬或軟弱。保持平和、尊重的語氣，有助于建立良好的溝通關(guān)系。
提供具體信息
在匯報工作或傳達(dá)信息時，要提供具體、準(zhǔn)確的信息。避免籠統(tǒng)、模糊的描述，讓對方能夠清楚地了解情況。
三、反饋技巧
及時反饋
在收到信息或完成任務(wù)后，要及時給予反饋。讓對方知道你已經(jīng)收到了信息，并對其進(jìn)行了處理。及時反饋可以增強(qiáng)溝通的效率和效果。
積極反饋
給予積極的反饋可以增強(qiáng)對方的信心和積極性。當(dāng)對方做得好時，要及時給予表揚和鼓勵；當(dāng)對方提出好的建議時，要表示感謝和認(rèn)可。
建設(shè)性反饋
當(dāng)需要提出批評或建議時，要采用建設(shè)性的方式。避免指責(zé)和批評，而是提出具體的改進(jìn)建議和方法，幫助對方提高工作質(zhì)量和效率。
四、非語言溝通技巧
肢體語言
肢體語言可以傳達(dá)很多信息，要注意自己的肢體語言，保持良好的姿態(tài)和表情。避免交叉雙臂、低頭等不良肢體語言，這些可能會給人不自信或不友好的印象。
眼神交流
眼神交流是一種重要的非語言溝通方式，可以表達(dá)關(guān)注、尊重和信任。在與他人溝通時，要保持適當(dāng)?shù)难凵窠涣�，避免眼神游離或不敢看對方。
微笑
微笑可以傳遞友好和積極的情緒，在溝通中要保持微笑，讓對方感受到你的熱情和親和力。
五、跨部門溝通技巧
了解對方需求
在與不同部門的人員溝通時，要了解對方的需求和工作重點。只有了解對方的情況，才能更好地進(jìn)行溝通和協(xié)作。
建立良好關(guān)系
跨部門溝通需要建立良好的關(guān)系，可以通過參加跨部門會議、活動等方式，增進(jìn)彼此之間的了解和信任。
明確溝通目的
在跨部門溝通前，要明確溝通的目的和重點，避免無目的的閑聊。同時，要確保雙方對溝通的內(nèi)容和目標(biāo)有清晰的認(rèn)識。
六、與上級溝通技巧
尊重上級
在與上級溝通時，要保持尊重的態(tài)度，避免過于隨意或不恰當(dāng)?shù)难孕小ＵJ(rèn)真聽取上級的意見和建議，積極執(zhí)行上級的指示。
及時匯報
要及時向上級匯報工作進(jìn)展和問題，讓上級了解工作的情況。在匯報時，要突出重點，簡潔明了，避免冗長和復(fù)雜的描述。
提出建議
在適當(dāng)?shù)臅r候，可以向上級提出自己的建議和想法。但要注意方式方法，避免過于強(qiáng)硬或自負(fù)。提出建議時，要提供充分的理由和依據(jù)，讓上級能夠做出正確的決策。
總之，掌握良好的溝通技巧是秘書工作中不可或缺的一部分。通過不斷地學(xué)習(xí)和實踐，提高自己的溝通能力，可以更好地完成工作任務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)和同事提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
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