優(yōu)秀文秘具備的職業(yè)素養(yǎng)
文秘工作人員是領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀助手，擔(dān)負(fù)著聯(lián)絡(luò)上下、協(xié)調(diào)左右、參與政務(wù)、辦理事務(wù)等重要職責(zé)。下面是小編為大家詳細(xì)介紹優(yōu)秀文秘具備的職業(yè)素養(yǎng)，歡迎大家閱讀！
優(yōu)秀文秘具備的職業(yè)素養(yǎng)1
一、具備四種素質(zhì)，夯實(shí)工作基礎(chǔ)
首先，要有良好的身體素質(zhì)。為什么這么說呢，因?yàn)槊貢藛T從事的是一個特殊崗位的工作，沒有節(jié)假日，沒有雙休日，加班加點(diǎn)是常事。工作起來超強(qiáng)度，超負(fù)荷，隨時保持待命狀態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)要求隨叫隨到，既要費(fèi)腦筋，又要出力出汗。沒有良好的身體素質(zhì)，繁重的工作、緊張的狀態(tài)、超負(fù)荷的壓力會讓人吃不消的。因此，不管一個人思想多先進(jìn)，品德多高尚，知識多淵博，但如果體質(zhì)欠佳甚至體弱多病，那就力不從心，只能空懷壯志而已。因此，對于秘書而言，良好的身體是必須具備的根本素質(zhì)。
其次，要有扎實(shí)的文學(xué)素質(zhì)。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫;二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等;抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽(yù)寫以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)攥寫稿件使之能騰出時間去做其它工作，這是秘書應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿，是秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和秘書合作進(jìn)行的。有時，是領(lǐng)導(dǎo)親自動手，秘書幫助譽(yù)寫。以及做一些收集、補(bǔ)充和核實(shí);有時，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理;有時則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個要點(diǎn)，或者同秘書一起在討論中形成一個要點(diǎn)，然后由秘書據(jù)此去收集材料、推敲觀點(diǎn)，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由秘書單獨(dú)負(fù)責(zé)。特別需要指出的是，在起草文稿的時候，秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實(shí)、全面、生動地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。
三是要有無私的德行素質(zhì)。一個合格的秘書，一不為名，二不為利，任勞任怨，甘當(dāng)無名英雄：經(jīng)常擬稿，但自己不署名，也不拿稿費(fèi);經(jīng)常組織會議，但自己從不上主席臺;經(jīng)常熬夜，但白天還得正常工作;節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂，但自己還得值班，不能休息，等等。這一切，還往往得不到家人的支持，別人的理解和社會的公認(rèn)。凡此種種，都說明一點(diǎn)，只有“才”沒有“德”的人，是不可能勝任秘書工作的;沒有一個全心全意為人服務(wù)的心，是當(dāng)不了一個秘書的。
四是要有能夠提供參謀的素質(zhì)。辦公室是一級領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀部，辦公室的同志都是“參謀長”。既然是“參謀長”，就不能混同于一般的“小兵”，不能只是坐等“聽喝”，奉命辦事，背動工作，而應(yīng)圍繞“中心”工作，貼近領(lǐng)導(dǎo)思路，積極做好決策眼務(wù)。當(dāng)好參謀應(yīng)做到四個方面：
一要貼近領(lǐng)導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)“同頻共振”。想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所慮，力爭謀在關(guān)鍵處，謀在點(diǎn)子上;
二要超前運(yùn)作，不做事后“小諸葛”。在決策前要提前介入，先行調(diào)研，結(jié)合實(shí)際，提出一些建議和意見，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考;決策中，要注意了解社會動向，及時反饋信息，確保決策客觀可行;
三要敢于進(jìn)言，善于出謀劃策。作為“參謀”就要敢為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，拾遺補(bǔ)缺，既能發(fā)現(xiàn)問題，又善于提出解決問題的辦法和建議。當(dāng)然進(jìn)言時，要注意方法，不可把自已觀點(diǎn)強(qiáng)加于領(lǐng)導(dǎo)，做到“獻(xiàn)計不決策”;
四要出于公心，不向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)饞言�！皡⒅\人員” 只有出于公心，參謀的東西才有價值。辦公室人員切忌出于私心進(jìn)饞言，這樣不僅會導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)決策出現(xiàn)偏差，而且會影響干群團(tuán)結(jié)，影響領(lǐng)導(dǎo)形象。
二、樹立八種意識，提高業(yè)務(wù)能力
一是服務(wù)意識。為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為群眾搞好服務(wù)是辦公室重要工作職責(zé)。服務(wù)工作搞得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、基層滿意、群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標(biāo)準(zhǔn)。
一要做好決策服務(wù)。在領(lǐng)導(dǎo)決策前和決策中，辦公室要在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，及時提出具有價值的信息、意見和建議，凡事想在前、做在前、服務(wù)在前，真正成為領(lǐng)導(dǎo)稱心的參謀助手。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)還應(yīng)注重把好辦文、辦會關(guān)，努力精簡文件，壓縮會議，減少領(lǐng)導(dǎo)一般性應(yīng)酬活動，為領(lǐng)導(dǎo)擠出更多的時間深入基層，調(diào)查研究;
二要做好協(xié)調(diào)服務(wù)。對內(nèi)要強(qiáng)調(diào)團(tuán)結(jié)協(xié)作、步調(diào)一致，對外要理順和處理好各種工作關(guān)系，既堅持原則，又注意工作的靈活性，確保政令暢通;
三要做好日常眼務(wù)。接聽電話、辦文辦會、編發(fā)信息等，這些工作看起來是小事，但事事件件都與黨和政府工作緊密相連，耽誤了就是大事。因此，不論是政務(wù)工作、事務(wù)工作，還是后勤保障，哪一個環(huán)節(jié)都不能疏忽大意，不能出現(xiàn)差錯。辦公室日常服務(wù)既要雷厲風(fēng)行、積極主動，又要一絲不茍、縝密處理，要做到忙而不亂、有條不紊，確保機(jī)關(guān)日常秩序和工作的順利進(jìn)行。
二是大局意識。辦公室能夠起到承上啟下的作用，具有自上而下的傳遞機(jī)制。單位領(lǐng)導(dǎo)特別是“一把手”處于整個指令傳遞系統(tǒng)的頂端，他制定的決策或發(fā)出的指令一般具有政治性、全局性和戰(zhàn)略性，在各項(xiàng)工作中至關(guān)重要。因此，作為秘書，對自己所處的指令系統(tǒng)都應(yīng)該有一個清醒的認(rèn)識，對哪些工作是“一把手”重視和要求的、哪些工作是分管領(lǐng)導(dǎo)命令和要求的，哪些工作是自己組織和開展的，都要加以區(qū)分對待。在工作中，辦公室秘書經(jīng)常會同時碰到好幾項(xiàng)工作，特別是經(jīng)常面對突發(fā)性、臨時性而又帶有政治性的工作，一不冷靜就會忙得手忙腳亂，如同熱鍋上的螞蟻。為了避免自己陷入被動，這就要求秘書在工作中強(qiáng)化“大局意識”，善于分析和抓住主要矛盾、矛盾的主要方面，做好工作的排序，調(diào)配和統(tǒng)籌好精力、時間、財力等資源，對突發(fā)性、臨時性的工作保持積極態(tài)度，想方設(shè)法去完成的同時把其他工作做好。
三是形象意識。一級政府、一個部門面向社會、面向群眾的窗口。辦公室人員的一言一行、一舉一動，都會直接影響到部門形象和領(lǐng)導(dǎo)聲譽(yù)。因此，辦公室人員要從一點(diǎn)一滴的細(xì)微小事做起，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，注重道德修養(yǎng)，提高內(nèi)在素質(zhì)，培養(yǎng)良好作風(fēng)。要樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，對前來辦文辦事、聯(lián)系工作的人員和來訪群眾，要熱情接待，不可盛氣凌人，消除“門難進(jìn)、臉難看、話難說、事難辦” 的現(xiàn)象，要從“熱心辦、馬上辦、認(rèn)真辦、辦得好” 上下功夫，樹立“熱情、文明、勤政、高效” 的良好形象。
四是信息意識。當(dāng)今時代是一個信息時代，增強(qiáng)信息意識是秘書人員提高工作效率的重要保證。秘書人員每天接觸的各種公文、請示、報告等材料中含有大量信息，秘書人員應(yīng)在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的取舍，把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。
五是信超前意識。超前意識是秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)決策之前的思維活動和心理感受，它受秘書人員自身素質(zhì)、思維方式和對情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。秘書人員科學(xué)、準(zhǔn)確的超前意識，可以對領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮積極的推動作用;反之，則有可能影響領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性。
六是學(xué)習(xí)意識。社會在發(fā)展，時代在更新，辦公室人員的知識也必須隨之而更新。加之入世之后，經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和社會生活都面臨著一些新情況、新問題。辦公室要“研究新情況，解決新問題，形成新認(rèn)識，開辟新境界”，適應(yīng)新形勢，必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)。
一要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，提高政治覺悟和政策水平;
二要加強(qiáng)科技知識學(xué)習(xí)，提高超前思維和參謀能力;
三要加強(qiáng)法制常識學(xué)習(xí)，提高依法行政和管理水平;
四要加強(qiáng)本職業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力和寫作水平。
七是保密意識。無論在機(jī)關(guān)，還是在企業(yè)，秘書是離領(lǐng)導(dǎo)身邊最近的人�？梢哉f，秘書不僅充分熟悉領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作作風(fēng)，還在一定程度上懂得領(lǐng)導(dǎo)許多私事。這就要求秘書要有保密意識，懂得什么事情該說，什么話該說，什么事情和什么話不該說。一般情況下，對那些領(lǐng)導(dǎo)在醞釀，尚未作出最終決策或決定的事情，秘書一定要謹(jǐn)慎再謹(jǐn)慎，不能隨意下結(jié)論，逢人就說，到處宣揚(yáng)。同樣，對領(lǐng)導(dǎo)的一些私事和外出行徑，除領(lǐng)導(dǎo)交代可以告訴其他人外，秘書也不能隨便告訴別人，要注意保密。對于領(lǐng)導(dǎo)的工資和待遇，秘書更加不能把它透露給別人。
八是律己意識。辦公室人員事事、時時、處處都要以身作則、率先垂范。在政治上，要有堅定的信念，始終與黨中央保持高度一致，在大是大非面前，站穩(wěn)腳跟，旗幟鮮明，經(jīng)受得起大風(fēng)大浪的考驗(yàn);在工作上，要愛崗敬業(yè)，勤勤懇懇，兢兢業(yè)業(yè)，奮發(fā)進(jìn)取，做到“干一行、愛一行、專一行，行行爭先”;在生活中，要勤儉樸素，兩袖清風(fēng)，“寧公而貧，不私而富”，警惕各種腐敗思想的侵蝕，管住自己的腿，不去不該去的地方;管住自己的嘴，不吃不該吃的宴請;管住自己的'手，不拿不該拿的東西，樹立廉潔勤政的公仆形象。
優(yōu)秀文秘具備的職業(yè)素養(yǎng)2
1、既要思維敏捷、頭腦靈活，善于及時準(zhǔn)確地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要嚴(yán)守本份、忠誠老實(shí)。秘書人員要很靈敏，對周圍發(fā)生的事，必須能夠見微知著，一葉知秋，善于在復(fù)雜的環(huán)境中把握住事物的本質(zhì)特征。
2、既要忠實(shí)地按領(lǐng)導(dǎo)指示辦事，又要敢于在某些問題上提出自己的不同意見。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是助手與首長的關(guān)系，這決定了處于被領(lǐng)導(dǎo)地位的秘書人員必須聽從領(lǐng)導(dǎo)指揮，忠實(shí)地按領(lǐng)導(dǎo)指示行事，把自己的公務(wù)活動嚴(yán)格限定在領(lǐng)導(dǎo)指定的工作范圍之內(nèi)，不得自行其是。
3、既要能勤勤懇懇、吃苦耐勞，又要能忍受怨言、經(jīng)得起委屈和挫折。辦公室工作是非常辛苦的，幾乎沒有節(jié)假日，不分上下班，自己能夠自由支配的時間很少，腦神經(jīng)長處于緊張的備戰(zhàn)狀態(tài)。
4、既要盡心盡力、細(xì)致周到地做好領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)工作，又要注意不給領(lǐng)導(dǎo)幫倒忙，辦公室必須從各方面做好領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)工作。
5、既要干好參與決策、組織協(xié)調(diào)等重要公務(wù)，又要細(xì)致扎實(shí)地干好每一件具體瑣事。
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一、要有管理能力
文秘雖然主算是管理層，但一些工作的處理上也經(jīng)常會跟管理者打交道，而文秘也需要對接到各個部門的工作，因此文秘如果沒有管理者的思維去做事的話，那么就會遇事碰阻，或者在處理問題上缺少章法。
管理能力體現(xiàn)在什么方面呢，俗話說“不想當(dāng)元帥的士兵不是好士兵”，文秘也是如此，將事情處理得井井有條，做事讓老板放心，讓各部門的人感到舒心，這也是管理能力的體現(xiàn)。
二、做事干練有效率
做事講作風(fēng)，干練有效率，秘書是經(jīng)常跟老板打交道的人，而如何雷厲風(fēng)行的行事，不會產(chǎn)生問題，對秘書的工作也很有考究，同時也要學(xué)會察顏觀色，注意把控好工作效率，不在一些小事上浪費(fèi)時間。
三、熟練掌握各種辦公設(shè)備
這除了基礎(chǔ)的電腦必備操作之外，還有像打印機(jī)等設(shè)備，或者公司專用的一些硬件設(shè)施都要學(xué)會熟練掌握。
四、文字功底
文字功底一般對于文秘來說，也是有要求的，善于將領(lǐng)導(dǎo)的語言描述總結(jié)成篇，做理內(nèi)容的梳理，然后再進(jìn)行提煉；同時文秘還會面臨著公司內(nèi)部的一些文書寫作，像是新聞稿，宣傳稿，或者一些PR稿件等，都需要寫作者具備一定的文字功底的。
五、遵守紀(jì)律，性情隨和
文秘不僅會經(jīng)常和領(lǐng)導(dǎo)打交道，還會與其它許多部門深度接觸，這個時候?qū)W會把控各同事之間的關(guān)系，讓自己左右逢源，就很需要文秘具備這方面的經(jīng)驗(yàn)。
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