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秘書跟領(lǐng)導(dǎo)講話的技巧
秘書跟領(lǐng)導(dǎo)的需要有很多的溝通交流，下面小編為你介紹一下秘書跟領(lǐng)導(dǎo)講話的技巧吧！
秘書需要經(jīng)常跟領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)工作，接受領(lǐng)導(dǎo)交辦工作事項(xiàng)，小范圍參與研究工作。得體恰當(dāng)跟領(lǐng)導(dǎo)講話是每個(gè)秘書潛心修煉、常做常新的重要事項(xiàng)。筆者認(rèn)為要做到“四帶三不”。
“四帶”主要是帶要點(diǎn)、帶耳朵、帶眼睛、帶筆記本。
“帶要點(diǎn)”就是要先思考跟領(lǐng)導(dǎo)講幾件事情，每件事情有哪些關(guān)鍵要點(diǎn)難點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心哪些事項(xiàng)、需要領(lǐng)導(dǎo)決定哪些內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)還可能問哪些事項(xiàng)，提前把要點(diǎn)寫到本子上，不寫到本子上起碼也有腹稿，搞清楚這些事項(xiàng)后才可找領(lǐng)導(dǎo)談事情，否則就不要貿(mào)然找領(lǐng)導(dǎo)，找了就有可能匯報(bào)不清楚，匯報(bào)不清楚不如晚匯報(bào)或?qū)幙刹粎R報(bào)。
“帶耳朵”就是在跟領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)要認(rèn)真、準(zhǔn)確聆聽領(lǐng)導(dǎo)講話，精準(zhǔn)捕捉領(lǐng)導(dǎo)講話要點(diǎn)和把握領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，聽不清楚或有歧義的要當(dāng)面跟領(lǐng)導(dǎo)詢問清楚，領(lǐng)導(dǎo)講過的話還要入耳入心，不能這個(gè)耳朵進(jìn)去、那個(gè)耳朵出來。實(shí)踐中不帶耳朵跟領(lǐng)導(dǎo)講話的大有人在，領(lǐng)導(dǎo)講過幾天就不知道忘哪里去了，時(shí)間一長(zhǎng)就讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你產(chǎn)生丟三落四、不可靠、不扎實(shí)印象。
“帶眼睛”就是跟領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)要善于察言觀色。注意觀察領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你匯報(bào)內(nèi)容的興趣程度及反應(yīng)情況，如果不感興趣就及時(shí)調(diào)整匯報(bào)重點(diǎn)及表達(dá)方式，迅速考慮重新調(diào)整或壓縮匯報(bào)內(nèi)容，或干脆適可而止;注意觀察領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你匯報(bào)內(nèi)容態(tài)度，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你匯報(bào)內(nèi)容要有明確指示或意見，但要把握在領(lǐng)導(dǎo)分管工作及職責(zé)范圍之內(nèi)，避免讓領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)分工范圍之外事項(xiàng);注意觀察領(lǐng)導(dǎo)情緒，如果領(lǐng)導(dǎo)手頭繁忙、心情不佳、注意力不集中或即將離開辦公室的話，就要迅速打住;注意觀察領(lǐng)導(dǎo)辦公室是否需要清理垃圾或整理、飲水杯是否需要續(xù)水，是否有其他需要你做或你能做也應(yīng)該做的活，實(shí)際上就是眼里有活。秘書呆頭呆腦本質(zhì)上就是呆在眼睛�，F(xiàn)實(shí)中跟領(lǐng)導(dǎo)講話不帶眼睛的也大有人在，領(lǐng)導(dǎo)忙得不可開交還盯著匯報(bào)不停，在領(lǐng)導(dǎo)流露不悅時(shí)還不知進(jìn)退;甚至看到辦公室紙簍里堆成小山還視而不見。這些都是不帶眼睛的生動(dòng)表現(xiàn)。
“帶筆記本”就是跟領(lǐng)導(dǎo)講話手里要有筆記本。不問是領(lǐng)導(dǎo)還是秘書，工作交流時(shí)都應(yīng)該做些筆記，特別是事關(guān)重大事項(xiàng)。從秘書角度說，領(lǐng)導(dǎo)交辦了哪些事項(xiàng)要逐一記錄在案，以備做好落實(shí)，同時(shí)防止疏漏誤事。從領(lǐng)導(dǎo)角度說，什么時(shí)間交代了哪些事項(xiàng)，有個(gè)記錄也可備查。大家可能看過朝鮮領(lǐng)導(dǎo)人活動(dòng)的新聞?wù)掌�，總有一大群干部每人手里拿個(gè)小筆記本，以便隨時(shí)記錄。從專業(yè)角度說，這是很必要的。秘書要養(yǎng)成隨身攜帶筆記本習(xí)慣，以備第一時(shí)間記錄領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，不能依賴記性好，再好記性事情多了也有疏漏;對(duì)于重要事項(xiàng)，記下來如還不十分肯定，還要及時(shí)跟領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示確認(rèn)，以防誤差。
“三不”主要是不插話、不搶話、不廢話。
“不插話”就是領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)不要插話。任何領(lǐng)導(dǎo)都不喜歡講話時(shí)別人插話打斷自己思路，同時(shí)也認(rèn)為下級(jí)隨便插話本身還是不尊重自己的表現(xiàn)，特別是在公開場(chǎng)合還容易影響自己光輝形象。秘書跟領(lǐng)導(dǎo)講話要等領(lǐng)導(dǎo)講完讓你講再講話，哪怕你要講的內(nèi)容非常正確，也要等領(lǐng)導(dǎo)講完后再以恰當(dāng)方式講話。實(shí)際上，不插話對(duì)所有人都同樣適用。任何人在社會(huì)交往過程中都要自覺尊重講話禮儀，在別人講話時(shí)不要隨意插話，如果實(shí)在需要插話，也要征得講話人同意后才可插話，否則非常不禮貌。
“不搶話”就是不該講話時(shí)不要搶著講話或跟領(lǐng)導(dǎo)搶話說，要等領(lǐng)導(dǎo)講話結(jié)束后才能接著講話，務(wù)必注意什么時(shí)候該說，什么時(shí)候不該說，領(lǐng)導(dǎo)讓你說話你再說話，沒讓你講話就要規(guī)規(guī)矩矩豎起耳朵好好聆聽，做到沉默是金。秘書參加各類會(huì)議或討論場(chǎng)合時(shí)同樣要堅(jiān)持不搶話，任何時(shí)候搶話了都會(huì)被人家視為不禮貌，還有可能影響領(lǐng)導(dǎo)形象。秘書一點(diǎn)點(diǎn)不慎重行為，到了人家嘴里就變成“某某領(lǐng)導(dǎo)的秘書一開會(huì)就喜歡搶話”，弄得連同領(lǐng)導(dǎo)光輝形象都受到莫名影響。秘書應(yīng)將不搶話作為跟領(lǐng)導(dǎo)、同事溝通交流的基本準(zhǔn)則。
“不廢話”就是跟領(lǐng)導(dǎo)不講無用或多余的話。秘書跟領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)工作，要求直奔主題、重點(diǎn)突出、簡(jiǎn)潔明了、條理清晰，不連湯帶水、絮絮叨叨、東拉西扯、沒完沒了，跟匯報(bào)事項(xiàng)沒有關(guān)系的半個(gè)字不說;拿不準(zhǔn)的寧可不講或少講，也不要打腫臉充胖子越說越亂。
總的來說，秘書跟領(lǐng)導(dǎo)講話是勞心費(fèi)神事情，需要注意時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境、場(chǎng)合、詳略，同時(shí)把握好尺度及火候;認(rèn)真觀察和掌握領(lǐng)導(dǎo)講話風(fēng)格及個(gè)性特征，及時(shí)調(diào)整跟領(lǐng)導(dǎo)講話方式方法，力求適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)適應(yīng)自己。跟領(lǐng)導(dǎo)講話后第一件事情就是好好消化吸收講話要點(diǎn)，針對(duì)講話要點(diǎn)做好針對(duì)性工作安排或貫徹落實(shí)，并在合適時(shí)間報(bào)告落實(shí)情況，千萬不能等領(lǐng)導(dǎo)催問事情落實(shí)情況。領(lǐng)導(dǎo)只要催問就說明你又積極主動(dòng)失職一次。另外，秘書在跟領(lǐng)導(dǎo)講話過程中還要禁得住“三問”，就是要熟悉情況及前因后果，在領(lǐng)導(dǎo)詢問相關(guān)事項(xiàng)時(shí)能夠及時(shí)應(yīng)答，防止情況不清楚被問個(gè)手足無措。在提升講話水平方面，筆者不建議同志們?nèi)タ磳＜乙庖�，講話功夫確實(shí)是“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”，只有在實(shí)踐中用心觀察揣摩與調(diào)整改進(jìn)才能講得妥貼恰當(dāng)。
秘書人際關(guān)系的技巧
一是加強(qiáng)感情投資。感情投資，是現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)工作的重要方法之一，也是秘書處理人際關(guān)系的有效方法之一。秘書在人際交往中，應(yīng)注重感情投資，對(duì)交往對(duì)象要傾注真摯的情感，通過感情聯(lián)絡(luò)和感情交往，使對(duì)方感受到情感的愉悅，從而建立起良好的人際關(guān)系，推動(dòng)工作的順利進(jìn)行。但應(yīng)注意的是，感情投資應(yīng)是在原則、政策的允許中對(duì)他人的關(guān)心、信任和工作中的以情感人，以情悅?cè)恕?/p>
二是注意換位思考。換位思考，即與對(duì)象交換位置，站在對(duì)方的立場(chǎng)上去思考問題。這是理解他人、全面認(rèn)識(shí)問題的良好方法，也是秘書處理人際關(guān)系的良好方法。在人際交往中，由于每個(gè)人的個(gè)性和社會(huì)角色不同，看問題難免存在差異。己所不欲，勿施于人。在人際交往中，由于每個(gè)人的個(gè)性和社會(huì)角色有差異，看問題的角度就不同，交往中難免發(fā)生沖突和矛盾。秘書在與人交往中，要學(xué)會(huì)換位思考，設(shè)身處地替對(duì)方著想，將心比心，寬容待人，尋找溝通的最佳方法。這樣，就比較容易理解對(duì)方，化解矛盾，與人友好相處，改善人際關(guān)系。
三是堅(jiān)持求同存異。萬事萬物都是在對(duì)立中有統(tǒng)一，在統(tǒng)一中有對(duì)立。求同存異也是影響秘書人際關(guān)系的主要因素之一。在秘書的人際交往中，雙方如果在認(rèn)知上趨同，就容易產(chǎn)生共鳴，容易相互理解、支持與合作；如果認(rèn)知不統(tǒng)一，就容易產(chǎn)生矛盾，引起雙方的摩擦和糾紛。秘書在處理人際關(guān)系時(shí)，要正視差異的存在，不應(yīng)過分強(qiáng)求一致，要做到求大同、存小異，大事講原則、小事講風(fēng)格。
秘書處理不同人際關(guān)系的技巧
一是處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是秘書人際關(guān)系中最重要的關(guān)系，從秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的特征來看，它屬于秘書人際關(guān)系中的首屬關(guān)系。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的。領(lǐng)導(dǎo)是一個(gè)機(jī)關(guān)單位的決策者和指揮者，對(duì)單位負(fù)有重大的責(zé)任。一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)者多數(shù)是由一些德才兼?zhèn)洹⒔?jīng)驗(yàn)豐富的人來擔(dān)任的，他們一般具有較高的威信，深受群眾的擁護(hù)和支持。秘書人員要想處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，必須首先增強(qiáng)角色意識(shí)，樹立服務(wù)觀念。
首先要維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信。一個(gè)秘書人員在任何情況下都不能故意破壞領(lǐng)導(dǎo)的威信，不能散布有損領(lǐng)導(dǎo)威信的言論。即使領(lǐng)導(dǎo)者在工作中出現(xiàn)了差錯(cuò)或失誤，也不能亂發(fā)議論，應(yīng)通過正當(dāng)?shù)姆绞胶颓婪从�，以求得合理妥善的解決。
其次要尊重領(lǐng)導(dǎo)的職權(quán)。秘書人員是服務(wù)性人員，不是決策者，因此必須按職責(zé)規(guī)定辦事，不能越職代權(quán)，借領(lǐng)導(dǎo)的名義發(fā)號(hào)施令。秘書必須明確自己為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的界限，克服那種自己的意見未被采納，就委屈失望的心理。在處理一些較重要的事情時(shí)，應(yīng)該及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)請(qǐng)示，而不能自作主張。
第三要體諒領(lǐng)導(dǎo)的困難，為領(lǐng)導(dǎo)分憂。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者不是全能的，在工作中會(huì)遇到很多困難。秘書要積極地去幫助領(lǐng)導(dǎo)克服這些困難，多出主意，多提供服務(wù)，盡可能解除領(lǐng)導(dǎo)的后顧之憂，真正做到和領(lǐng)導(dǎo)同甘苦、共患難，這樣才有可能和領(lǐng)導(dǎo)密切關(guān)系，建立起深厚的感情。如果一個(gè)秘書在領(lǐng)導(dǎo)遇到困難時(shí)袖手旁觀，就會(huì)傷害相互的感情，惡化相互的關(guān)系。這是秘書人員必須注意的。
第四要提高自身素養(yǎng)，增強(qiáng)辦事能力。秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，關(guān)鍵在于做好本職工作，提供有效服務(wù)。要誠(chéng)實(shí)而不弄虛作假、當(dāng)參謀而不自以為是、公正而不搬弄是非、受批評(píng)而不急不怨。
二是處理好與同事的關(guān)系。秘書是領(lǐng)導(dǎo)與同事的橋梁。由于秘書的特殊地位，要處理好與同事的關(guān)系有其復(fù)雜性。因此，秘書人員和同事關(guān)系融洽，需要注意以下幾個(gè)方面。要了解同事，關(guān)心同事。了解同事，這是與同事相處的最起碼的條件。只有真誠(chéng)關(guān)心同事，才能取得同事間的相互理解、相互信任。要以誠(chéng)待人。要講究分寸，善于溝通。秘書常在領(lǐng)導(dǎo)與同事之間起著居中協(xié)調(diào)及上下意見溝通的作用。當(dāng)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖給全體同事時(shí)，稍不留心，言辭過重，便有發(fā)號(hào)施令之嫌。這時(shí)，要注意自己的態(tài)度、語氣。若是傳達(dá)不受歡迎的意見給同事時(shí)，應(yīng)做到能在談笑之間完成。反映同事的意見給領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，要深入實(shí)地考察、分析，衡量得失，并如實(shí)反映。
三是處理好與外界的關(guān)系。秘書在積極處理與組織內(nèi)部的關(guān)系的同時(shí)，不能忽視與組織外部的關(guān)系。秘書在處理與外界的關(guān)系時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：首先要注意目的。與外界進(jìn)行交往的時(shí)候，考慮問題一定要站在組織或者領(lǐng)導(dǎo)的角度。其次要注意身份。秘書在涉及外界的人際關(guān)系時(shí)都是工作關(guān)系，而不是個(gè)人間的交往。第三要廣結(jié)良緣。這會(huì)使秘書的形象富有親和力，使秘書的工作保持通暢的狀態(tài)，提高效能。第四要樹立形象。在交往中注重塑造和樹立組織形象，提高所在組織的美譽(yù)度。
建立良好的秘書人際關(guān)系的基本要求
秘書要處理好人際關(guān)系，就自身而言，除了把握好上述原則外，還需要具備和滿足以下荃本條件和要求：
1、良好的心理素質(zhì)。秘書要有較強(qiáng)的適應(yīng)能力。根據(jù)自己職責(zé)的要求，對(duì)人際關(guān)系環(huán)境要熟悉。人際交往越多，人際關(guān)系環(huán)境越復(fù)雜，秘書不僅要適應(yīng)這樣的環(huán)境，而且還要在復(fù)雜的人際關(guān)系中較好地協(xié)調(diào)處理好各種矛盾。要豁達(dá)、大度、開朗。要能聽取不同的意見，能正確對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)、同事對(duì)自己的批評(píng)，能容忍他人的短處。在遇到矛盾和摩擦的時(shí)候，要多自責(zé)，并放得下丟得開。秘書要經(jīng)得起委屈，受得往冤枉。無論在什么樣的情況下，都要能夠保持毯定的情緒，不感情用事，冷靜而有禮貌，誠(chéng)懇而不軟弱，耐心而不激化矛盾，做到喜不露形，急不顯亂，怒不變色。
2、良好的道德修養(yǎng)。良好的道德修養(yǎng)也是秘書處理好人際關(guān)系的基本條件。（1）公正。要公正地評(píng)價(jià)他人，不要以自己的好惡來評(píng)價(jià)他人，也不用自己的好惡來要求別人。在處事中，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以地位、職務(wù)的高低論曲直，也不能感情用事。思想要健康，作風(fēng)要正派。要與人為善，樂于助人。提批評(píng)、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠(chéng)心”。對(duì)上級(jí)要敬重，對(duì)同事要謙虛，對(duì)群眾要理解。與人共事，無論對(duì)方職務(wù)高低，都不能隨愈傷害他人的感情。（2）守信。要忠誠(chéng)老實(shí)，辦事可靠，不虛偽，不輕浮。能辦的事情千方百計(jì)地去辦，不能辦的事要說明情由以得到他人的諒解。（3）守份。秘書要擺正自己的位子，在與人交往處一事中，要正確履行自己的職貴，而不能超越權(quán)限，不能擺出領(lǐng)導(dǎo)的樣子，也不能憑借領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)勢(shì)，裝腔作勢(shì)，讓人生厭；屬于領(lǐng)導(dǎo)拍板定案的事，秘書不能隨意開口，更不能包辦代替。
3、良好的交際技能。秘書的交際技能是建立在廣泛的興趣愛好和廣博的知識(shí)荃礎(chǔ)之上的。共同的興趣和愛好，往往能使人與抓人之間形成“共同語言”。秘書應(yīng)飛該培養(yǎng)自己的興趣和愛好，使自己成為一個(gè)多才多藝的多面手。秘書是一個(gè)職業(yè)的總體概念，就其職能的分工來說，可分為文字秘書、事務(wù)秘書、公關(guān)秘書等等。不論承擔(dān)那一份貴任的秘書，都應(yīng)該了解社會(huì)、熟悉社會(huì)，并要具備豐富的社會(huì)生活經(jīng)臉與知識(shí)，這樣，才能在復(fù)雜的社會(huì)生活中，處理好各種矛盾，建立起良好的人際關(guān)系。
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