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辦公室文秘的禮儀
從事辦公室文秘工作的同志，必須認(rèn)真研究和掌握舉止禮儀！下面小編就為大家介紹一下辦公室文秘的禮儀吧！
辦公室文秘的禮儀
1.電話禮儀在接聽電話時(shí)，你所代表的是單位而不是個(gè)人，所以不僅要言語文明、音調(diào)適中，還要讓對方能感受到你的微笑。同時(shí)，更不要忘記每一個(gè)重要的電話都要做詳細(xì)的電話記錄，包括來電的時(shí)間、來電的單位及聯(lián)系人、通話內(nèi)容等。
2.迎送禮儀當(dāng)客人來訪時(shí)，應(yīng)該主動(dòng)從座位上站起來，引領(lǐng)客人進(jìn)入會(huì)客廳或接待區(qū)，并為其送上飲品，如果是在自己的座位上交談，應(yīng)該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事。另外，接待客人要切記面帶微笑。
3.握手禮儀愉快的握手是堅(jiān)定有力的，這能體現(xiàn)你的信心和熱情，但不能太用力且時(shí)間過長。如果你的手上有污垢或者有水、汗，就不宜和別人握手了，但要主動(dòng)向?qū)Ψ秸f明不握手的原因。
4.名片禮儀遞送名片時(shí)，應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ�，接名片時(shí)要用雙手，并認(rèn)真看一遍上面的內(nèi)容，使對方感覺你很重視他。參加會(huì)議時(shí)，應(yīng)該在會(huì)前或會(huì)后交換名片，不要在會(huì)中擅自與別人交換名片。
5.在辦公室工作，服飾要與之協(xié)調(diào)，以體現(xiàn)權(quán)威、聲望和精明強(qiáng)干為宜。男士最適宜穿黑、灰、藍(lán)三色的西服套裝領(lǐng)帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長裙。男士注意不要穿印花或大方格的襯衫;女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，否則使內(nèi)衣若隱若現(xiàn)很不雅觀。
6.在辦公室里工作不能穿背心、短褲、涼鞋或拖鞋，也不適合赤腳穿鞋。戴的首飾也不宜過多，走起路來搖來搖去的耳環(huán)會(huì)分散他人注意力，叮當(dāng)作響的手鐲也不宜戴。
7.在辦公室里對上司和同事們都要講究禮貌，不能由于大家天天見面就將問候省略掉了。"您好"、"早安"、"再會(huì)"之類的問候語要經(jīng)常使用，不厭其煩。同事之間不能稱兄弟道弟或亂叫外號，而應(yīng)以姓名相稱。對上司和前輩則可以用"先生"或其職務(wù)來稱呼，最好不同他們在大庭廣眾之前開玩笑。 8.對在一起工作的女同事要尊重，不能同她們拉拉扯扯、打打鬧鬧。在工作中要講男女平等，一切按照社交中的女士優(yōu)先原則去作未必會(huì)讓女同事高興。
9.行為要多加檢點(diǎn)。盡量不要在辦公室里吸煙，更不要當(dāng)眾表演自己擅長的化妝術(shù)。如很想吸煙或需要化妝，則應(yīng)去專用的吸煙室或化妝間。若附近沒有這類場所，則只好借助于洗手間。
10.辦公時(shí)間不要離開辦公桌，看書報(bào)、吃零食、打瞌睡一定會(huì)引起上司的不滿。私人電話接起來沒完沒了會(huì)招致同事們的白眼，而坐在辦公桌上辦公或?qū)⑼日麄�(gè)翹上去的樣子都是很難看的。
11.要避免口銜香煙四處游蕩，不要與同事談?wù)撔剿�、升降或他人隱私。遇到麻煩事，要首先報(bào)告給頂頭上司，切莫委過或越級上告。在外國老板面前打同事們的小報(bào)告，常會(huì)被當(dāng)作不務(wù)正業(yè)，弄不好會(huì)搞掉自己的飯碗。
12.接待來訪者要平等待人，而不論其是否有求于自己�；卮饋碓L者提出的問題要心平氣和，面帶笑容。絕不能粗聲大氣，或者以拳頭砸桌子來加重語氣。
13.去別的辦公室拜訪同樣要注意禮貌。一般需要事先聯(lián)系，準(zhǔn)時(shí)赴約，經(jīng)過許可，方可入內(nèi)。在別的辦公室里，沒有主人的提議，不能隨便脫下外套，也不要隨意解扣子、卷袖子、松腰帶。未經(jīng)同意，不要將衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的話，則放到腿上或身邊的地上。不要亂動(dòng)別人的東西。在別的辦公室停留的時(shí)間不宜太久，初次造訪以20分鐘左右為準(zhǔn)。
文秘辦公室接待的禮儀常識
(1)接待來訪禮儀
人們經(jīng)常會(huì)出于各中原因來辦公室找秘書，所以秘書人員要掌握接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對秘書工作能否順利開展也有很大關(guān)系。
如果因工作繁忙暫時(shí)無法接待來訪者，應(yīng)首先致歉然后詢問來訪者是稍作等待還是另約時(shí)間，切不可讓他人無故等太久。當(dāng)來訪者是上級或長者時(shí),秘書要站起來握手以示歡迎。來訪者是為了說明某些問題，一定要有耐心聽完別人的話，而且要用你的表情和行為表明你是在認(rèn)真的傾聽。在交談過程中，不要隨意承諾;當(dāng)出現(xiàn)矛盾和意見分歧時(shí)，要克制自己的情緒，以平和的態(tài)度處理。
在交談處理事務(wù)過程中,能立刻解決或答復(fù)的問題要及時(shí)處理,不能擺架子或故意拖延時(shí)間;對于不能馬上解決的問題，要向來訪者說明理由，另約時(shí)間予以解決或商討。如果來訪者來訪時(shí)間過長而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語言告訴對方結(jié)束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態(tài)度草草結(jié)束談話，給對方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。
(2)拜訪禮儀
對外聯(lián)系是秘書工作的重要內(nèi)容之一，出于各種原因，秘書人員經(jīng)常要拜訪他人。了解和掌握拜訪禮儀，可以幫書秘書人員圓滿順利地完成工作任務(wù)。
拜訪時(shí)首要的禮儀是準(zhǔn)時(shí)赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達(dá)。萬一出現(xiàn)意外的緊急情況要遲到時(shí)，一定要打電話向?qū)Ψ秸f明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪一般提前3—5天預(yù)約，赴約前一天再次確認(rèn)一下時(shí)間和地點(diǎn)。沒有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對方的工作安排。與求見人見面后,如果是初次見面要主動(dòng)自我介紹,如果是熟人,也要先問候并握手致意。談話時(shí)應(yīng)開門見山，不要海闊天空，浪費(fèi)時(shí)間。說話時(shí)要注意對方的反應(yīng)，要給對方講話、答復(fù)的時(shí)間，不要一個(gè)人滔滔不絕。對對方的舉動(dòng)要十分敏感，當(dāng)對方有結(jié)束談話的意思時(shí)要及時(shí)起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。
(3)匯報(bào)工作時(shí)的禮儀
向上級匯報(bào)工作是秘書的重要工作內(nèi)容之一。秘書人員掌握正確的匯報(bào)工作的禮儀，一方面可以給上級留下良好的印象，同時(shí)也可以暢通無阻地和領(lǐng)導(dǎo)交流，提高辦事效率。
由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，秘書人員和領(lǐng)導(dǎo)約好的談話時(shí)間一定要嚴(yán)格遵守，不可失約。恪守時(shí)間是秘書人員的基本素質(zhì)要求之一。赴約時(shí)不要過早抵達(dá)以免領(lǐng)導(dǎo)還沒做好準(zhǔn)備而出現(xiàn)難堪的局面;也不要遲到，讓領(lǐng)導(dǎo)等候。進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室前，要輕輕敲門，經(jīng)允許后方可入內(nèi)。如果領(lǐng)導(dǎo)辦公室的門是開著的，也要敲門以提醒領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)整好自己的狀態(tài)。
匯報(bào)時(shí)，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語速語調(diào)適中，吐字清晰。語言簡練，條理清楚。匯報(bào)過程中，領(lǐng)導(dǎo)有任何的意見和建議要及時(shí)紀(jì)錄下來以便談話結(jié)束后整理補(bǔ)充原有的材料。匯報(bào)結(jié)束后，如果領(lǐng)導(dǎo)談興猶濃，不可有不耐煩的表現(xiàn)，要等領(lǐng)導(dǎo)表示結(jié)束后方可告辭。告辭時(shí)要整理好自己的衣著、座椅等，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)送別時(shí)要主動(dòng)說“謝謝”、“請留步”等以示禮貌
(4)辦公室儀容禮儀
在辦公室里，秘書人員要樹立整潔、端莊的個(gè)人形象。如果單位有統(tǒng)一的服裝，無論男女都應(yīng)盡量穿著工作服。如果沒有，在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業(yè)裝為主。女士的著裝要端莊大方，不要過于暴露或前衛(wèi)。化妝要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運(yùn)動(dòng)裝等也不適于辦公室的工作環(huán)境。
文秘接待客人的注意事項(xiàng)
1、無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應(yīng)按先來后到的原則接待每一個(gè)客人。
2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。
3、接待客人時(shí)態(tài)度要鄭重，但說話要留有余地。
4、對于有預(yù)約的客人要迅速轉(zhuǎn)達(dá)他的要求，不讓客人等候。
5、為避免出錯(cuò)，對于客人說的一些重要事項(xiàng)要確認(rèn)一遍。
6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關(guān)系。
7、要請客人填寫接待登記簿。
8、上司沒確認(rèn)要見的客人，就不要讓他進(jìn)去。
9、在不了解對方身份時(shí)，若對方問到上司在不在甚至上司的整個(gè)工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應(yīng)盡可能地從對方那里了解一些有用信息。
10、陌生客人來訪時(shí)，一定要注意聽清有關(guān)他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據(jù)情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時(shí)不失禮儀。
文秘日常接待要領(lǐng)
(一) 迎接、招待客人
接待客人要注意以下幾點(diǎn)。
1、客人要找的負(fù)責(zé)人不在時(shí)
要明確告訴對方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時(shí)回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負(fù) 責(zé)人到對方單位去。
2、客人到來時(shí)
我方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時(shí)間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、雜志，如果可能，應(yīng)該時(shí)常為客人換飲料。
3、接待人員帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢。
(1)在走廊的引導(dǎo)方法。
接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。
(2)在樓梯的引導(dǎo)方法。
當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時(shí)，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時(shí)，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時(shí)，接待人員應(yīng)該注意客人的安全。
(3)在電梯的引導(dǎo)方法。
引導(dǎo)客人乘坐電梯時(shí)，接待人員先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門，到達(dá)時(shí)，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。
4、客廳里的引導(dǎo)方法。
當(dāng)客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開。如客人錯(cuò)坐下座，應(yīng)請客人改坐上座 (一般靠近門的一方為下座)。
(二)恭送客人
1、幫助賓客確認(rèn)所攜帶的行李物品，幫助賓客小心提送到車上。安放好行李后，向賓客作一下交代，并施禮感謝光臨和致告別語，如“祝您旅途愉快，歡迎下次再來!”、“祝您一路平安，同時(shí)希望我們合作愉快!”等。
2、幫賓客關(guān)車門時(shí)，時(shí)間要恰倒好處，不能太重，也不能太輕。太重會(huì)驚嚇客人，太輕車門會(huì)關(guān)不上。還要注意不要讓賓客的衣服裙褲被車門夾住。
3、車門關(guān)好后，不能馬上轉(zhuǎn)身就走，而應(yīng)等賓客的車輛啟動(dòng)時(shí)，面帶微笑，揮手告別，目送車子離開后才能離開。
(三)接待預(yù)約客人
在最初的問候之后，客人會(huì)做自我介紹，說出要見之人姓名，秘書首先應(yīng)確定是否有預(yù)約。
(四)給上司擋駕
1、除個(gè)別極為特殊的情況外，上司在辦公室時(shí)應(yīng)向其請示，不要憑自己個(gè)人判斷，將客人回絕，說上司不在。
2、即便是在拒絕對方時(shí)，也應(yīng)該注意禮儀，說話留有余地。
(五)接待同時(shí)到訪的客人
1、堅(jiān)持先來后到，一視同仁原則
2、可在接待先到客人的同時(shí)，微笑著請后到客人稍等。
3、請先到客人作登記，然后問候后到客人。
4、切記以貌取人
(六)接待不速之客
1、首先問明對方來意，若對方不說，則應(yīng)向其表明這是工作需要。
2、如來訪客人點(diǎn)名要與某人員會(huì)談，就應(yīng)立即與當(dāng)事人聯(lián)系。但是，聯(lián)系好之前，不應(yīng)該給客人以肯定的答復(fù)。
3、不要當(dāng)著客人的面就給當(dāng)事人打電話，免得當(dāng)事人拒絕接見時(shí)不好找借口。要讓客人與秘書保持一定的距離，是客人聽不清秘書講話。
4、要用委婉拒絕客人
5、盡量不要讓客人在前臺久留。
(七)接待上門投訴的客人
1、把客人帶到會(huì)見室，為客人創(chuàng)造一個(gè)良好的接待環(huán)境。
2、盡量滿足客人的情感需求和專業(yè)需求。
(八)接待媒體記者
1、要熱情配合，為其提供方便。
2、對于所要報(bào)道的內(nèi)容要謹(jǐn)慎考慮，提供信息要實(shí)在。
3、沒有把握的事情不擅自決定。
4、要注意內(nèi)外有別，保守公司秘密。
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