秘書打電話的禮儀
人們在社會交往活動中，為了相互尊重，在儀容、儀表、儀態(tài)、儀式、言談舉止等方面約定俗成的，共同認(rèn)可的行為規(guī)范。禮儀是對禮節(jié)、禮貌、儀態(tài)和儀式的統(tǒng)稱。下面小編為大家介紹秘書打電話的禮儀，希望能幫到大家！
記準(zhǔn)電話，以免打錯(cuò)
如果撥錯(cuò)號碼，應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降狼�，不可隨手掛機(jī)，然后向?qū)Ψ秸f：對不起。選擇恰當(dāng)?shù)膿艽驎r(shí)間如無緊急情況，一般白天應(yīng)在8點(diǎn)以后（假日在9點(diǎn)以后），夜間則在22點(diǎn)之前，以免打擾他人休息。有午睡的季節(jié)，不應(yīng)在中午打電話，一般通話時(shí)間以3~5分鐘為宜，伎倆提高通話效率，減少占用時(shí)間。撥打電話前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備通話以前，應(yīng)對談話內(nèi)容與目的做到胸有成竹，有的放矢，避免詞不達(dá)意，結(jié)結(jié)巴巴的通話。發(fā)傳真時(shí)的禮節(jié)如發(fā)傳真，而對方使用的又是電話/傳真兩用機(jī)，也就是兩種機(jī)器使用同一個(gè)電話號碼，你可先撥通對方號碼，通知對方：您好，請打開傳真機(jī)，我有傳真件發(fā)給您，謝謝。待耳機(jī)中聽見尖利獨(dú)特的傳真記號時(shí)，便可發(fā)送傳真件。
代撥電話的禮節(jié)
如果是為上司或同事代撥電話，接通電話后先確認(rèn)對方身份，然后客氣地請對方稍后，告訴對方誰要和其通話，然后把電話轉(zhuǎn)給有關(guān)人員或用手捂住話筒請委托者來接電話。在辦公室內(nèi)避免打私人電話不可占用公司電話談個(gè)人私事，更不允許在工作時(shí)間通過電話與親朋好友聊天。
秘書手機(jī)禮儀
手機(jī)作為日益普遍的通訊工具，其使用禮儀的不完善已經(jīng)成為禮儀的最大威脅之一，秘書在社交場所或工作場合放肆地使用手機(jī)，嚴(yán)重影響他人，也影響到其本身的形象。關(guān)于手機(jī)禮儀，秘書們應(yīng)該注意一下幾點(diǎn)。
公共場合不要旁若無人的使用手機(jī)。尤其是在電梯，樓梯，路口，人行道這樣的地方，在會議中或是與人洽談時(shí)，最好把手機(jī)關(guān)掉，特殊情況下可以調(diào)成靜音或震動狀態(tài)。在與人一起用餐的時(shí)候，也有必要把手機(jī)關(guān)掉或是調(diào)成震動狀態(tài)，不要出現(xiàn)當(dāng)人們正吃到興頭上時(shí)被煩人的鈴聲打斷。在所有公共場合，都要在手機(jī)沒有使用時(shí)，把它放在合乎禮儀的常規(guī)位置，放手機(jī)最正規(guī)的位置是隨身攜帶的公文包里，無論如何都不要拿在手里，安全其間不要放在桌子上，公共場合使用手機(jī)，應(yīng)盡量壓低自己的音量，而絕不能大聲說話。手機(jī)短信因其快捷又類似書面信函的優(yōu)勢，被大眾尤其是年輕人廣泛地使用，因此我們很有必要關(guān)注一下手機(jī)短信的使用禮儀，在公共場合和社交承和不時(shí)響起的手機(jī)短信聲音，和這些場合響起的手機(jī)鈴聲一樣失禮。秘書們應(yīng)杜絕一邊和別人交談，一邊低頭查看短信的舉止，這是對對方的極大不尊重。同時(shí)在短信的內(nèi)容選擇和編輯上，應(yīng)該和同行文明一樣重視。秘書的電話禮儀，從秘書接聽電話，撥打電話，使用手機(jī)通話等禮儀方面進(jìn)行詳細(xì)的介紹。希望在公共場合或是上班場合或是社交場合，都不會因?yàn)殡娫挼亩Y儀問題而有損公司的形象。
通話準(zhǔn)備
任何形式的人際交流能否取得最后的成功，往往取決于交流各方是否在交流前做了準(zhǔn)備、所做準(zhǔn)備是否充分，接打電話也是如此。只有在通話前做好充分的準(zhǔn)備，才能使通話得以順利進(jìn)行，觀點(diǎn)得以準(zhǔn)確闡明，信息得以及時(shí)傳遞，分歧得以有效消減。
(一)內(nèi)容準(zhǔn)備
在撥打電話之前，基層公務(wù)員首先必須明確自己所要找的受話人的一般情況，包括受話人姓名、性別、職務(wù)、年齡等，以免發(fā)生尷尬。同時(shí)須明確受話人的電話號碼，仔細(xì)核實(shí)、謹(jǐn)慎撥打。
更為重要的是，基層公務(wù)員在通話前應(yīng)當(dāng)對自己所要傳達(dá)的信息和闡述的要點(diǎn)有明確的把握。最佳辦法是事先把這些內(nèi)容寫在便箋上，預(yù)備一個(gè)條理清晰的提綱。這樣，電話一通，發(fā)話人就可以依照提綱有條不紊地進(jìn)行闡述了，不至于遺漏要點(diǎn)或者語無依次，甚至因一時(shí)想不起來該說什么而尷尬地僵住。
有鑒于此，國家行政機(jī)關(guān)或基層公務(wù)員個(gè)人可制作統(tǒng)一的發(fā)話記錄表，以便通話順利進(jìn)行和日后查閱。
(二)儀態(tài)準(zhǔn)備
在一般情況下，基層公務(wù)員不論是撥打電話還是接聽電話，都必須全神貫注。首先應(yīng)當(dāng)暫時(shí)放下自己手頭的一切工作，端坐或端立于電話前，然后從容地拿起電話，微笑通話。
通話時(shí)，通話人除了必須執(zhí)筆做些適當(dāng)、簡短的記錄，以及可以利用一些與通話內(nèi)容相關(guān)的書面資料外，切不可三心二意地去做任何其他事情，否則既不尊重通話對象，也不利于交流溝通。
應(yīng)當(dāng)注意的是，通話雖然只是一個(gè)“口聞其聲，不見其人”的交流過程，但通話人的神情舉止完全可以通過聲音的變化為對方清晰地洞察。通話人可以根據(jù)聲音來判斷對方到底是全神貫注還是心不在焉，到底是和藹可親還是麻木呆板，進(jìn)而推斷對方對自己尊重與否，從而微妙地影響交流的進(jìn)程與效果。
有些公務(wù)員為了方便，喜歡使用免提通話，以便騰出手來做其他事。這同樣有違全神貫注的基本要求，是不尊重對方的表現(xiàn)，不僅不能提高工作效率，反而有可能引起對方的誤會和不滿，進(jìn)而影響工作。
(三)記錄準(zhǔn)備
國家行政機(jī)關(guān)內(nèi)任何一次公務(wù)來電都有可能是一次重要的信息傳遞。因此，基層公務(wù)員都應(yīng)當(dāng)在自己或公用的電話旁配備好完整的記錄工具，要養(yǎng)成一聽到電話鈴就拿起紙筆的習(xí)慣。
為了避免因記不住或記不清發(fā)話人所傳遞的信息而一再要求發(fā)話人重述，甚至遺漏信息要點(diǎn)的情況，受話人應(yīng)在接聽電話時(shí)進(jìn)行適當(dāng)?shù)囊c(diǎn)記錄，避免反復(fù)，節(jié)約時(shí)間。各級行政機(jī)關(guān)或公務(wù)員同樣可以制作統(tǒng)一的來電記錄表。
值得注意的是，任何一份來電記錄都相當(dāng)于機(jī)關(guān)內(nèi)的一份文件，必要時(shí)須給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱或批示，有的還要存檔備查。因此記錄應(yīng)力求完整準(zhǔn)確，機(jī)密性內(nèi)容要妥善保管。
(四)補(bǔ)缺準(zhǔn)備
由于種種原因，基層公務(wù)員往往會在辦公時(shí)間暫時(shí)離開自己辦公桌處理其他要事，以致自己無法接聽他人來電。此時(shí)，一般可采取如下兩種應(yīng)對措施。
1.委托他人代為接聽自己的電話。讓受托之人屬托來電者留下其姓名、單位及電話號碼，轉(zhuǎn)告他自己會在回辦公室后即刻復(fù)電，并致歉意。一般不宜要求對方隔時(shí)再來電，以免給人以“擺架子”之嫌;也可請受托之人在對方同意的情況下，代為記錄來電內(nèi)容，但須確保記錄準(zhǔn)確，以免誤事。
2.設(shè)置電話錄音。預(yù)留錄音時(shí)應(yīng)使自己的發(fā)音謙遜友好，其基本內(nèi)容大致如下：“您好!這里是某某部門，現(xiàn)工作人員因公外出，請您在信號聲過后留言，或留下您的姓名和電話號碼。我們將盡快與您聯(lián)絡(luò)。謝謝�！�
秘書禮儀注意事項(xiàng)
秘書在日常的工作交往當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)注意：
1、正確理解上司的指示，積極主動與上司溝通。
秘書每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)對不清楚的細(xì)節(jié)加以確認(rèn)核實(shí)，避免造成溝通上的誤解。有的秘書不習(xí)慣主動與上司進(jìn)行溝通，上司布置任務(wù)之后，秘書立刻按照自己的理解去行動，結(jié)果卻差強(qiáng)人意。例如，有位經(jīng)理對秘書說：“請把這份文件處理一下”，秘書二話不說就把文件塞進(jìn)了碎紙機(jī)。經(jīng)理大叫起來：“我是叫你去復(fù)印啊!”其實(shí)，秘書在粉碎文件之前，完全可以先向經(jīng)理核實(shí)：“您的意思是讓我把它粉碎掉嗎?”
2、忌不懂裝懂、硬著頭皮亂做。
孔子說“知之為知之，不知為不知，是智也”。有位秘書在工作之前從來沒有練習(xí)使用過傳真機(jī)，到了新單位之后上司讓她發(fā)一份傳真，結(jié)果在發(fā)的時(shí)候?qū)髡嫖募欧戳�，給客戶發(fā)了好幾次，發(fā)過去的都是白紙，導(dǎo)致客戶非常生氣，給工作造成了不小的損失。因此，秘書應(yīng)當(dāng)注重工作交往禮儀的實(shí)際訓(xùn)練，有不懂的地方，一定要向他人虛心請教，只要自己擺正自己的位置、態(tài)度謙虛有禮，別人一般都會樂于指教。
3、正確對待錯(cuò)誤與批評。
犯了錯(cuò)誤的`時(shí)候，不要怕丟面子，一定要勇于承認(rèn)錯(cuò)誤，并當(dāng)面向他人道歉。遇到批評時(shí)，不要立刻就鬧情緒或哭哭啼啼，正確的做法是立刻檢點(diǎn)自己，“有則改之無則加勉”，只有認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)才能真正取得進(jìn)步。
4、關(guān)系好不等于沒禮貌。
一位受大家喜愛和歡迎的秘書，一定是在工作場合懂得尊敬他人的秘書。有的時(shí)候大家一起工作的時(shí)間長了，秘書與同事之間的關(guān)系會變得很熟悉，這時(shí)候容易犯的錯(cuò)誤就是言行上過于隨意。例如，有的秘書與上司熟了，對上司常常直呼其名，上司一般也不會介意。但是遇到有上級領(lǐng)導(dǎo)或重要客戶來的時(shí)候，秘書仍然對上司直呼其名，這樣做就會讓上司非常尷尬，也會給上級領(lǐng)導(dǎo)或客人留下不好的印象。盡管關(guān)系熟，也不能忘記禮貌。工作場合不要隨意和他人稱兄道弟或?qū)⑸纤痉Q呼為“老大”。與他人勾肩搭背、拍拍打打，都是過于隨意的做法。
5、不要貪圖小便宜。
秘書在工作中要做到嚴(yán)格的“公私分明”，不要貪圖小便宜，否則會導(dǎo)致單位利益和個(gè)人形象受損。例如，不要用單位的電話打私人長途電話，不要用單位的信紙寫私人信件，不要用單位的紙張復(fù)印私人文本等等。與同事之間也要注意“禮尚往來”，不要隨意向他人借錢或借錢給他人，平時(shí)吃工作餐時(shí)，不要隨意讓別人給自己付帳。無論是對單位還是對他人，都不要白吃白喝，貪圖小便宜。
6、在工作交往當(dāng)中與異性相處時(shí)，一定要注意分寸。
在工作中，男性和女性是平等的，不要歧視異性。要尊重異性，絕對不可對異性“動手動腳”或進(jìn)行言語上的騷擾。要盡量避免不必要的身體碰觸，也不要隨意侵犯對方的私人空間。單獨(dú)寒暄時(shí)，不要涉及兩性之間的話題。不要談?wù)摦愋缘纳眢w或?qū)Ψ诫[私，也不要送貼身物品(如香水、首飾、內(nèi)衣等)給異性同事。
7、盡量避免制造人際矛盾。
與他人溝通時(shí)，盡量采取當(dāng)面溝通的方式。對人有意見或看法時(shí)，可以當(dāng)面提出、當(dāng)面探討，不要在背后對他人隨意訴說，否則容易將本來可以擺在桌面上的溝通交流變成“小道消息和謠言滿天飛”，最終最受其害的還是自己，而自己正是那個(gè)“小道消息和謠言的始作俑者”�！昂檬虏怀鲩T，壞事傳千里”，背后可以說別人好話，但一定不要在背后說別人壞話。
8、要有寬容的心。
秘書每天可能會遇到各種各樣的人，當(dāng)遇到自己不喜歡的人時(shí)，不要隨意給對方貼上“討厭”的標(biāo)簽。要善于發(fā)現(xiàn)對方優(yōu)點(diǎn)，并向?qū)Ψ降拈L處學(xué)習(xí)，在內(nèi)心里寬容對方，學(xué)會和各種各樣的人融洽相處。
9、常常感謝他人。
得到他人的幫助，哪怕對方僅僅是給自己倒了一杯水，也要認(rèn)真地說一聲“謝謝”。懂得感恩的人，會讓他人感到助人的價(jià)值，并且樂于付出。
10、謹(jǐn)言慎行。
秘書在工作場所一定要言行謹(jǐn)慎。單位的休息室、洗手間是可以放松的場所，但同時(shí)也是單位的公共場所。在這些地方，常常會有其他部門的人或單位以外的人，因此，不要以為在這里可以放松的隨意說笑或議論他人。如果被議論的人恰巧在你看不到的地方聽到了你的言語，很可能會對單位的人際關(guān)系造成看不見的影響，嚴(yán)重時(shí)還會造成不可挽回的損失。同樣道理，在單位的電梯或走廊里，也不要隨便“發(fā)言”。在會議中或會見客人等正式的場合中，更要注意謹(jǐn)言慎行，不要給他人留下魯莽唐突的印象。
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